jueves, 30 de septiembre de 2010

CLASES DE SOBRES

CLASES DE SOBRES 

Según su uso los sobres se clasifican en :


a) Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;

b) Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;

c) Sobre para tarjeta y

d) Sobre de manila ( extra oficio, oficio ,carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla)

De acuerdo con su destino en:

a) Local,

b) Nacional e

c) Internacional

MODELOS

Modelo 1

Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.

Modelo 2

Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

ZONAS


Zona1

Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que remite.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales

Zona 3

Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos

PARTES

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y distribuye así:

En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúscula sostenidas.

En el tercio central se escriben los datos del destinatario.

El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica.se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones

EJEMPLO DE UN SOBRE



Señora

Amanda Rodríguez Álvarez

Carrera 26 N° 45-78 Bloque 2 Apartamento 202

Urbanización Altos De los Molinos

Bogotá D.C.



MENSAJE ELECTRÓNICO

Qué es y para que se utiliza el mensaje electrónico

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de la GUIA TECNICA COLOMBIANA 185



CARACTERISTICAS DE LA REDACCIÓN Y PRESENTACION DE UN CORREO ELECTRONICO

El mensaje electrónico tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

• Tratar un solo tema por comunicación;

• Redactar en forma clara ,precisa ,concreta y concisa;

• Usar tratamiento respetuoso y cortés;

• Redactar en primera persona del plural

Usar el tratamiento de usted en singular o plural;

• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

• Utilizar los formatos normalizados enlosa manuales de cada organización, y

• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

PARTES

Encabezamiento

Informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.

Para: indica la dirección del destinatario.

Asunto: es el resumen que da una idea, por adelantando, de lo tratado en el correo.se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje

Cuerpo del texto

Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje ,teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque solo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teló-fono

RECOMENDACIONES

• Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.

• Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.

• Se recomienda utilizar las letras mayúsculas sólo en casos necesarios, como lo recomienda el libro e ortografía de la Real Academia Española.

• Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debe tener en cuenta lo que se a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje

• Se recomienda identificar claramente la persona a quien se enviara el correo. Es importante recordar que existe nombres parecidos u homónimos.

• Se recomienda utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envié o e responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envié mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos .Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura.

• Se debería utilizar con prudencia las listas de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas que no necesiten el mensaje determinado.

• Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos.

• Se debería tener cuidado con los archivos adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario

• Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensa-jes sino los compatibles con la internet, porque hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo


EJEMPLO DE CORREO ELECTRÓNICO

De: avanidespitia@misena.edu.co

Para:lpbohorquez7@misena.edu.co

Asunto: Envio de actividad de comunicación





Bogota,29 de septiembre de 2010

Buenas tardes profesora ,le estoy enviando la actividad sobre comunicación

Correspondiente a esta semana



Atentamente

Avanid Espitia

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